Excel打印时怎么把背景色一起打出来？实操排查与设置方法

很多人遇到过这种情况：在 Excel 里把表头、把背汇总行、景色状态列涂上了颜色，起打屏幕上看着清清楚楚，出实操排查设一按打印预览却变成白底黑字，置方颜色全没了。把背这不一定是景色打印机坏了，多数时候是起打打印设置、页面布局或打印机驱动里的出实操排查设某个开关没打开。下面按“先看预览、置方再改设置、把背最后查驱动”的景色顺序，把常见原因和对应操作讲清楚，起打你可以边看边对照自己的出实操排查设文件试一遍。

需要先说明一点：本文说的置方是让单元格填充色、字体颜色在打印时正常输出，不涉及“打印背景图片”或“水印”那类需求。另外，不同 Excel 版本（Microsoft 365、Excel 2021、Excel 2019、WPS 表格等）菜单名称略有差异，具体入口以你本机界面为准。

先确认：是设置问题，还是打印机本身不支持彩色

第一步永远是看打印预览，而不是直接打印。按 Ctrl+P 或点“文件—打印”，在右侧预览区观察：如果预览里已经有颜色，说明文件设置没问题，问题出在打印机或驱动；如果预览里就是白底，那基本可以确定是 Excel 侧的选项没开。

第二步确认硬件。如果预览有颜色、打出来却是黑白，先检查打印机是否被设成了“灰度打印”或“黑白模式”，以及是否装了彩色墨盒/碳粉。有些激光打印机默认勾选“灰度打印”，在打印对话框的“打印机属性—纸张/质量”或“高级”里能找到这个选项，取消勾选即可。这一步经常被忽略，但它导致的“背景色打不出来”占比不低。

Excel 里必须打开的三个关键开关

如果预览本身就是白底，按下面顺序检查。这几项是 Excel 打印背景色最核心的设置，缺一项都可能导致颜色丢失。

改完上述设置后，务必重新按 Ctrl+P 看一遍预览。很多人改完直接打印，结果发现预览其实还是白的，白白浪费纸张。

填充色是“条件格式”或“图片底纹”时的特殊情况

如果单元格颜色不是手动填充的，而是通过“条件格式—突出显示单元格规则”自动变色的，一般能正常打印，但要注意：条件格式依赖公式计算，若打印时数据被筛选隐藏，颜色可能不出现。建议打印前取消筛选、显示全部数据再预览。

另一种情况是用“插入—形状”或“文本框”给单元格加了色块，或者用“页面布局—背景”插入了图片。Excel 的“背景”功能本身不会随工作表一起打印，这是软件设计如此，不是设置错误。想让背景图打印出来，可行做法是把图片插入到页眉页脚，或者用“插入—图片”放在表格区域内并调整到合适位置，再配合打印区域设置。这类操作在不同版本里位置差异较大，以你本机“插入”和“页面布局”选项卡下的实际菜单为准。

打印出来颜色偏淡、发灰怎么办

设置都对了，颜色却比屏幕上浅，通常和打印机色彩管理有关。可以在打印对话框里进入“打印机属性”，找“色彩”或“颜色管理”相关选项，确认选择的是彩色而非灰度；部分驱动还有“省墨/经济模式”，开启后会明显降低填充色浓度，关闭它通常能让色块更实。

另外，喷墨打印机长时间不用容易堵头，导致某一种颜色缺失，看起来像“背景色没打出来”。可以先打印一张喷嘴检查图案确认。激光打印机则要留意碳粉余量。如果只是个别颜色偏淡，先排除耗材问题，再回头怀疑软件设置，能少走很多弯路。

小结一下可执行的顺序：先按 Ctrl+P 看预览判断问题在哪一侧；预览无颜色就检查“页面设置—工作表”里的“单色打印”和“草稿品质”是否被误勾；预览有颜色但打印黑白，就去打印机属性里关掉灰度模式并确认耗材正常；遇到背景图片不打印，改用页眉页脚或插入图片的方式实现。按这个顺序排查，绝大多数“Excel 打印时背景色打不出来”的问题都能定位到具体那一个开关。